Horacy pisał: Opanuj swój umysł albo on opanuje Ciebie. Czy od momentu przebudzenia do chwili obecnej pomyślałeś o rzeczach które musisz zrobić, a które jeszcze nie są zrealizowane? Czy ta myśl przeszła Ci przez głowę więcej niż raz?
Są to tak zwane otwarte pętle, a badania dowodzą, że znaczna część naszej psychiki angażuje się w ciągłe śledzenie otwartych pętli, lecz nie jest to pozytywny motywator, a czynnik odwracający naszą uwagę od wszystkich innych rzeczy, tym samym realnie zmniejszając nasze możliwości działania.
Prawo Moore’a mówiące, że moc obliczeniowa układów cyfrowych rośnie w tempie wykładniczym w połączeniu ze społecznymi i kulturowymi konsekwencjami wkraczania świata cyfrowego do naszej codzienności wciąż zadziwia swoją prawdziwością. Szczególnie dzisiaj, w czasach pracy zdalnej istnieje dostęp do masy narzędzi, które możemy wykorzystywać w codziennym porządkowaniu treści, lecz których ilość równie dobrze może nas niestety przytłoczyć. Jest na to jednak rozwiazanie:
Getting Things Done (GTD) – to metoda zarządzania czasem, stworzona przez Davida Allena. Jej głównym celem jest uchwycenie wszystkich zadań, które muszą być zrealizowane oraz umieszczenie ich w zewnętrznym, logicznie poukładanym systemie i odpowiednie posługiwanie się nim.
Sposób w jaki żyjemy i pracujemy zmienił się pod wieloma względami od czasu wydania pierwszej książki autorstwa Davida Allena jednak autor stara się na bieżąco updatować te zmiany w kolejnych wydaniach publikacji.
Najważniejszym założeniem metody GTD jest pięcioetapowy proces zarządzania zadaniami:
1. Gromadzenie – umieszczanie wszystkich zadań w jednym miejscu;
2. Analizowanie – określanie, jakiej aktywności z Twojej strony wymaga dana sprawa;
3. Porządkowanie – przypisywanie konkretnych zadań do odpowiednich miejsc i folderów;
4. Przeglądanie – okresowe aktualizowanie systemu i analizowanie swojej pracy;
5. Realizacja – decydowanie o tym, czym się zająć w zależności od tego, jaki jest kontekst, w którym się znajdujemy oraz ile mamy czasu i energii.
Obecnie cała połączona cyfrowo populacja jest bez przerwy bombardowana potencjalnie ,,ważnymi” informacjami. Łatwość z jaką możemy po nie sięgać jest równocześnie cenna jak i zdradliwa. GTD jest przede wszystkim przewodnikiem jak maksymalizować efekty przy minimalizowaniu nakładów w świecie, gdzie praca staje się coraz bardziej wymagająca, zmienna i niejednoznaczna.
Mimo przytłaczającej nas już dziś liczby obowiązków, istnieje możliwość abyśmy funkcjonowali efektywnie, jednocześnie zachowując trzeźwość umysłu oraz przyjemne uczucie spokoju i kontrolowania sytuacji. Nadmiar opcji i możliwości zmusza nas do ciągłego podejmowania decyzji i dokonywania wyborów. Wielu ludzi przez to staje się sfrustrowanych i zdezorientowanych. Wpływa to bezpośrednio na rosnący poziom towarzyszącego nam stresu.
Charakter naszej pracy zmienił się w sposób zdecydowany, w ciągu drugiej połowy 20 wieku rozumienie ,,pracy” ukształtowane przez świat przemysłu zmieniło się z czynności wykonywanych przy linii produkcyjnej w systemie ,,wykonaj i przekaż dalej” na, jak to trafnie określił Peter Drucker, ,,pracę opartą na wiedzy”.
Większość z nas wciągu ostatnich 72 godzin odebrała więcej danych mogących wpłynąć na zmianę produkcji, powstanie nowego projektu lub zmianę priorytetów niż nasi rodzice mogli zdobyć w ciągu miesiąca a nawet roku. Szybkość zmian zachodzących w naszych kulturach, stylach życia i technologiach zmusza jednostkę do pełniejszego panowania nad swoją sytuacją.
Świat zmienia się w tym samym momencie w którym czytasz te słowa, a jeśli w trakcie czytania Twoja uwaga była rozproszona przez myśli krążące wokół innych spraw dziejących się w twoim życiu, albo walczyłeś z pokusą sprawdzenia maila, telefonu czy Messengera to znaczy, że cierpisz na syndrom człowieka, który niczego nie może przeoczyć.
Jak zabrać się do realizacji projektu wg. Davida Alllena?
W dzisiejszych czasach ludzie są wręcz spragnieni zwycięstw, kochamy gry i lubimy wygrywać albo przynajmniej mieć spore szanse na wygraną. Ale jeśli nie jesteś całkiem pewien, co jest celem twoich działań, nie masz szans na osiągnięcie sukcesu. To podstawowy punkt odniesienia dla każdej inwestycji czasu i energii, od kandydowania w wyborach po projektowanie czy zarządzanie firmą. Siłą rzeczy nie może Cię usatysfakcjonować spotkanie z zespołem jeśli nie znasz celu spotkania. Często jedynym sposobem na podjęcie decyzji jest powrót do celu działania. Jeśli nie jesteś pewien po co coś robisz to możesz nigdy nie zrobić tego do końca. Do poprawienia efektywności nie są Ci potrzebne nowe życiowe umiejętności. Wystarczy nowy zestaw zachowań w zakresie tego, jak i gdzie wykorzystać te już posiadane.
Plan poprowadzi Cię we właściwym kierunku, ale niczego za Ciebie nie zrobi – Will Rogers